Historia de los archivos
El 1origen de los Archivosse remonta a las culturas babilónicas, caldeas y egipcias, como consta por los caracteres cuneiformes encontrados en la mitad del siglo XIX en las ruinas de Babilonia y de Nínive, y por las tablillas de arcilla encontradas en El Ar-maná, en Egipto.2 La tradición bíblica nos habla de ellos en el Libro de Esdras (2, 62), y en los dos de los Paralipómenos (y Par. 9,1 y 2 Par. 34,30). Los soportes utilizados fueron las tablillas cocida en hornos y elaboradas de arcilla, para escribir se utilizaba el “stilo” elemento punzante que manejaban los escribas, los documentos importantes se hacían sobre madera o marfil y la piedra la utilizaban para cuaderno de notas.
Así mismo, desde muy temprana edad, los griegos se preocuparon por conservar de manera sistemática los documentos de su vida pública y privada. Atenas fue el centro más importante de ellos y el primer depósito de documentos tuvo como sede al Areópago. Etimológicamente, el nombre Archivo procede de ARCHEION, Palacio del Magistrado, donde se conservaban los actos del gobierno, los documentos como leyes, decretos, se grababan sobre mármol, otros materiales de uso frecuente eran la piedra, el pergamino y la madera.
Los Romanos fueron celosos en conservar su memoria. Los templos de Juno, de Ceres y Saturno y de otras divinidades albergaron los primeros depósitos públicos, los cuales estaban confiados, con un cierto carácter sagrado, a los sacerdotes y a los magistrados. Pero el primer edificio público, destinado expresamente a recoger los documentos del estado, fue el Tabullarium, construido en el año 78 a.c. en la colina del Capitolio. Según los testimonios de Tácito (Dial. 39) y de Cicerón (Pro Milone, 27) el material allí conservado era ampliamente consultado por los estudiosos.
PRODUCCION DOCUMENTAL
La produccion documental comprende los aspectos de origen creacion y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada empresa.
.redaccion
-Coherencia
-Digitalizacion
-La carta comercial
Variables que influyen directamente en el clima y la cultura de la oganizacion, gobernables por las directivas y la administracion de la organizacion. Las tablas de retencion documental son un listado de senes con sus correspondientes tipos documentales a la cuales se asigna el tiempo de permaneincia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La administracion sera beneficiada con la elaboracion de tablas de retencion ya que esta.
-Facilitan manejo de la informacion
-Contribuyen a la racionalizacion de la produccion documental
-Permiten a la administracion proporsionar un servicio eficaz y eficiente
-Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retencion en ella estipulados
-Garantizan la seleccion y conservacion de los documentos que tienen caracter permanente
-Regulan las transparencias de los documentos en las diferentes partes de archivo
-Sirven de apoyo para la realizacion de los procesos administrativos desde el punto de vista del trabajo archivistico las tablas de retencion documental son fundamentales
-Permiten el manejo integral de los documentos
-Facilitar la organizacion de los documentos a partir del concepto de archivo total
IDENTIFICACION DE DEPENCIAS PRODUCTORAS
-Tipologias documentales
-Formatos y formularios
-Numero de copias
CREACION Y DISEÑOS DE DOCUMENTOS
-Imagen corporativa
-Logotipo
-Caracteristicas
-Diplomatica
MEDIOS Y TECNICAS DE PRODUCCION
-Soportes
-Gramajes
-Tamaños
-Tintas
IDENTIFICACION DE MEDIOS DE RECEPCION
-Correo electronico-fax
-Recibo de documentos oficiales-verificacion de folios, firmas y anexos
-Correo tradicional
RADICACION
-Elaboracion de rotulo
-Planillas de radicacion y control
-Asignacion de numero
REGISTRO
-Asignacion de datos (nombre de la persona que firma, entidad, codigos, funcionario responsable del tramite)
DOCUMENTOS EXTERNOS
-Definicion de dependencia destinatarias por competencia
-Clasificacon, organizacion, inrutamiento y reasignación de las comunicaciones
-Registros de control de entrega
DOCUMENTOS INTERNOS
-Identificación de dependencias en rutamiento de documentos a dependencias competentes registros de control de entrega de documentos internos
DOCUMENTOS ENVIADOS
-Definicion de medios de distribución, (fax, correo electronico, correo tradicional, apartado aéreo).Control del cumplimiento del registros del documento.
Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo.
Control de guías y planillas. 2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.1 MARCO LEGAL
Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es
necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,
por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. A
continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión
documental:
Constitución Política de Colombia.
Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y
naturales de la Nación”.
Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen
nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a
conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos
de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías
consagradas en la Constitución.
La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser
interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que
establezca la ley.
Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la forma
y condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,
puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sin
previa orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y control
judicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo de
sesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.
Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en falta
gravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto
Legislativo 02 de 2003).
Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y
opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos
de comunicación”.
Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en
condiciones de equidad. No habrá censura”.
Artículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades
por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá
reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos
fundamentales”.
Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y
cátedra”.
Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos
étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes
que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.
Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos
los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la 9
enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación
de la identidad nacional”.
Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes de
desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.
Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El
patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá
los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y
reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en
territorios de riqueza arqueológica.
Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley”.
Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en los
convenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo
inherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.
Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad
nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y
libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona esta
obligada a cumplir la Constitución y las leyes.
Son deberes de la persona y del ciudadano:
1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;
2. Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con acciones
humanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;
3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas para
mantener la independencia y la integridad nacionales;
4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;
5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;
6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;
7. Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;
8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un
ambiente sano;
9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos
de justicia y equidad”.
Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podrán
ejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.
Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: de
acceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicación
social del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congreso
inmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente a
tergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionarios
oficiales, y de participación en los organismos electorales...”
Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además de
los órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento
de las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funciones
separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”.
Ley 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,
35. Regula archivos de las historias clínicas.
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Ley 23 de 1982.
Artículo 2. Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 31de 1992.
Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de la
República.
Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.
Ley 23 de 1995.
Artículo 37. Factura electrónica.
Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa.
Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.
Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y
telemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,
cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.
Ley 527 de 1999.
Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del
comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.
Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único
Artículo 34 1. DEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por el
Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, los
estatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales y
disciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores
emitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información
que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga
acceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su
guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardar
o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o
a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de
aquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de
bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus 1
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funciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personas
no autorizadas.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.
Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras
públicas en liquidación.
Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”
Ley 962 de 20005 Ley antitrámites
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos
administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.
Artículo 633. Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información que
deba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionales
prescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del Sistema
Financiero y se modifica su titulación y numeración.
Artículo 93. Red de oficinas.
Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención y
demás condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y
1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artículo 47. Archivos laborales informáticos.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la factura electrónica.
Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.
Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre
archivos en Colombia.
Circular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas
tecnologías en los archivos públicos.
2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
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Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al
interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de un
programa de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural
de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios
para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la
gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de
correo y mensajería.
Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y
archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención
Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición final de los documentos.
Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la
administración e importantes para la cultura.
2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS
Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientes
aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la
administración.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de
documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos
innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594
de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Éstos son: El concepto de archivo total,
el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
CARTA, MEMORANDO Y CIRCULAR
CARTAS
La expedición de cartas oficios esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados mediante acto o en el cumplimiento de sus funciones.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta. oficio o a4, con logo membrete y pie de pagina. Estos elementos deberían estar preferiblemente en todas las hojas, para las cartas u oficios internos , se recomienda que solo la primera hoja vaya con el logo membrete y pie de pagina, las demás con el logo.
Cuando existan anexos en una carta u oficio, se recomienda hacer su identificación, para ello se recomienda tener en cuenta:
-Tratar un solo tema por comunicación.
-Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa
-usar tratamiento respetuoso y cortes
-Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural
-Emplear estilo gramatical natural sencillo y continuo
-Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacion
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
UTILIZACION DE LA CARTA
De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tienen los siguientes usos
-Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes
-Regular o aclarar una situación
-Tramitar desarrollar o agilizar un asunto
-Dar respuesta a una comunicación recibida
-Reiterar una informacion, un requerimiento o solicitud urgente
-Solicitar detalles sobre un asunto determinado
-Impugnar o corregir una una situación
-Confirmar eventos ocurridos o pendientes
EJ: Doctor
juan David Martínez Chávez
Director de Talento Humano
Universidad de Desarrollo Tecnológico
Calle 57 43-19
Armenia, Quindío
EJ: Ingeniería
Santiago Orrego torres
Gerente de Produccion
MEMORANDOS
Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir informacion, orientaciones y pautas entre la dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lineas de coordinacion jerarquica de la organizacion.
CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos
-Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organizacion
-Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortes y en modo impersonal o en primera persona del plural
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
-Tratar preferiblemente un solo tema memorando
UTILIZACION DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos
-Informar sobre un hecho en forma breve
-Hacer requerimientos
-Regular o aclarar una situación
-Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto
-Dar respuesta a una comunicación recibida
-Relterar informacion, requiriendo o solicitud urgente
-Conocer detalles sobre un aspecto determinado
-Impugnar o corregir una situación
-Confirmar eventos ocurridos o pendientes
-Solicitar o remitir informacion, documentos u objetos
-Facilitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarios
-Hacer llamados de atención, entre otros
EJ: PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe Oficina Juridica
EJ: PARA: Jefe Divicion Financiera
DE: Jefe de Contabilidad
EJ: PARA: Doctora Alicia García Pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castro Polanco, Director SeccionaCIRCULARES
Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como extremamente.
CARACTERISTICAS DE RADIACION Y PRESENTACION
La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer informacion de caracter general, política o circular con caracter interno se utiliza para informar disposiciones, normas, lineamientos políticos y la circular extrema para dar a conocer reglas de negocios nuevos productos o servicios, entre otros.
Se debe tener en cuenta aspectos
- Tratar un solo tema.
-Inicial y finalizar el texto con una frase de cortesía.
-Redactar una forma clara, precisa, concreta y concisa.
-Usar un tratamiento respetuosa y Cortez.
-Emplear un estilo gramatical natural sencillo y continuo.
-Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimiento de cada organizacion.
-Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.
CLASES DE CIRCULARES
- La circular general se dirige a un grupo especifico de personas.
-La carta circular esta dirigida en forma personalizada.
EJ: Estilo bloque
PARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALES
EJ: Estilo bloque extremo
PARA COORDINADORES AREAS DE SISTEMAS, LOGISTICA Y JURIDICA
EJ: Estilo bloque extremo
PARA PROVEEDORES
EJ 1: Circular 040 Cúcuta 12 de Mayo de 2009
EJ 2: DG-1-057
HISTORIA DEL ARCHIVO
PAULA ANDREA MORALES QUINTERO Y YENNIFER PAOLA MARTINEZ TABARES
